Doküman Arşiv Neden Gerekli?
Doküman Arşivlemede Yeni Nesil Arşiv Sistemleri
İş yerinizde yaptığınız tüm işlemleri elektronik ortamda veya fiziki olarak kağıt üzerinde muhakkak belgelendirmeniz gerekir. Üretimini yaptığınız ürünün veya sunduğunuz hizmetin planlama aşamasından , müşteriye teslimine hatta yaptığınız satışın faturalarına kadar onlarca ayrı kalemde belgeniz, dökümanınız oluşmaktadır. Bu belgelerin saklanması, ulaşılmaz istenildiğinde kolayca bulabilmesi, gerektiği zamanlarda kontrol ve denetimlerinin yapılabilmesi için bir sistematiği içinde arşivlenmesi gerekir. Doküman arşivlemeyi İsterseniz eski usul dosyalarla depolarda yada çağa uygun bir şekilde elektronik ortamda, hard disklerde ,bilgisayarlarda veya yazılım programlarının içinde. Yeni nesil doküman arşivleme sistemleri hakkında detaylı bilgi sahibi olmak için https://www.paperwork.com.tr/dokuman-yonetimi-platformu sitesini inceleyebilir sizin için uygun olan arşivleme sistemleri ile tanışabilirsiniz.
Doküman Arşiv Sistemlerinin Olanakları
Dokümanlarının en az hatayla arşivlenip en hızlı şekilde arşivden bulunarak önünüze getirilmesine olanak sağlayan yazılım ve programlar hatta uygulamalar yeni nesil arşivleme sistemlerini oluşturmaktadırlar. Eski usul arşivleme sistemleri için daha fazla fiziki alana , depoya ihtiyacınız olacaktır. Dosyaları saklamak için uygun dolap, raf gibi sistemlere de harcama yapmanız gerekir. Yapılan bir araştırmaya göre iş yerlerinde ki arşiv alanları için iş yerinizi %15 i kadar bir alan ayırmanız gerekmektedir. Doküman arşiv programlarında gelişmiş belge arama özelliğiyle belgenin içindeki kelimeden ve indeks alanlarından belgeye kısa sürede ulaşabilirsiniz. Her zaman güncel dökümanlarınız ilk önceliğini olacaktır. Programların Versiyon kontrolü ve tarihçe ile kayıt alması , dokümanlar üzerinde tam kontrol olanağı sağlamaktadır. Güvenirliği yüksek olan merkezi bir arşivinizin elinizin altında olacağını unutmayın. Dijital içeriklerinizi de tek merkezde toplayarak ,uygulamalarınızla entegre edebilirsiniz. Dokümanlarınıza ulaşım için sadece ofiste olmanız yada arkadaşınıza şifrenizi vermeniz gerekmez , uzaktan çalışmalarda ,seyahatlerde arşivinize uzaktan da erişebilirsiniz.
